Elaborazione Testi – Stampa Unione

Elaborazione Testi - Stampa Unione

Elaborazione Testi – Stampa Unione

Nell’elaborazione testi (Word Processing) la Stampa Unione offre molti vantaggi se le nostre comunicazioni, cartacee o per posta elettronica, sono destinate a più soggetti contemporaneamente. In pratica attraverso la stampa unione è possibile inserire in automatico, nel caso di una lettera, più destinatari con recapiti diversi. Ovviamente eseguire quest’operazione manualmente comporterebbe un enorme dispendio di tempo e fatica se dovessimo inserire, per ogni lettera, manualmente il destinatario ed i suoi recapiti come un eventuale indirizzo, cap, località e provincia. Tutto quello di cui necessitiamo è un documento ed un’origine dati. Se non si possiede un’origine dati è possibile crearla durante tale procedura.

Elaborazione Testi – Stampa Unione con creazione Origine Dati

Nell’esempio che analizziamo, con l’ausilio di Microsoft Word, creiamo una lettera per spedirla poi a molteplici destinatari. Prendiamo come esempio un invito all’inaugurazione di una nuova sede della nostra azienda e tale comunicazione deve essere recapitata ai nostri clienti.

Elaborazione Testi - Stampa Unione

Come da figura in alto ho creato una lettera in occasione dell’inaugurazione della nuova sede. Adesso procediamo con la stampa Unione per associare destinatari diversi al documento.

Microsoft Word Stampa Unione - Preparazione Lettera

Spostiamoci sul menu in alto (Ribbon) “Lettere” e clicchiamo su Inizia Stampa Unione quindi su Lettere. In questo caso stiamo già trattando una lettera, quindi apparentemente non succede nulla. Tuttavia su Inizia Stampa Unione è possibile selezionare cosa realizzare, se lettere, mail, buste, etichette o altro.

Word Precessing Stampa Unione

Elaborazione Testi – Stampa Unione – Collegare un elenco di destinatari

Dopo aver selezionato il tipo di documento da realizzare è possibile scegliere l’origine dei dati cliccando sul pulsante “Seleziona Destinatari”, come da figura in basso.

Word Precessing Stampa Unione

In questa prima parte del tutorial prendiamo come esempio la creazione di una lista di destinatari, quindi cliccare su “Crea Nuovo Elenco”.

Word Precessing Stampa Unione

Nella creazione di un nuovo elenco si utilizza una finestra preimpostata di Word attraverso la quale è possibile inserire tutti i destinatari della lettera, nel nostro caso sono stati inseriti 4 destinatari indicando il Titolo, il nome, il cognome, l’indirizzo, il cap, la città e la provincia. Come si vede nella figura in basso.

Word Precessing Stampa Unione

Affinchè l’elenco creato possa essere modificato o riutilizzato è necessario salvare la tabella appena creata. In questo caso salvo la tabella con il nome “Elenco Clienti per Inaugurazione”. Come da figura in basso.

Word Precessing Stampa Unione

Una volta salvata la tabella si attivano i pulsanti per l’inserimento degli indirizzi nella lettera. Come da figura in basso.

Word Precessing Stampa Unione

Stampa Unione – Inserimento Campi

Posizionando il cursore sulla parte destra della lettera, possibilmente con la Tabulazione, cominciamo ad inserire i campi relativi al destinatario, ovvero; Titolo, Nome, Cognome, Cap, Città, Provincia. Aggiungiamo inoltre, all’inizio del destinatario la voce “Spett.le” che sarà uguale per tutti i destinatari. Quindi cliccare sul pulsante in alto “Inserisci Campo Unione”.

Word Precessing Stampa Unione

Inseriamo i campi che ci interessano per recapitare la lettera al destinatario. I campi inseriti sono all’interno  di virgolette basse doppie, dette anche virgolette francesi o sergenti o caporali (« »). Ad esempio per il destinatario avremo:«Titolo» «Nome» «Cognome» «Indirizzo» «CAP» «Città» «Provincia». Si fa presente che i campi inseriti possono essere trattati come un testo qualsiasi, quindi tipo di carattere, grassetto etc. L’importante che restino sempre all’interno delle virgolette doppie.

Word Precessing Stampa Unione

Come si nota, dalla figura in alto, sono stati inseriti i campi relativi al destinatario della lettera. Si può notare che i campi Nome e Cognome sono stati formattati in grassetto.  Si raccomanda di inserire degli spazi tra i campi  Inoltre sono stati inseriti nuovamente i campi Titolo, Nome e Cognome all’apertura della lettera, sotto l’oggetto.

Word Precessing Stampa Unione

Stampa Unione – Unire la lettera alla stampante

La Stampa Unione è terminata. al fine di verificare che i destinatari della lettera sono stati correttamente inseriti cliccare sul pulsante in alto “Anteprima Risultati. Con le frecce a fianco del pulsante spostarsi tra i vari destinatari della lettera per verificare.

Word Precessing Stampa Unione

Una volta verificato che i destinatari sono correttamente inseriti cliccare sul pulsante in alto “Finalizza e Unisci. Si raccomanda di utilizzare la procedura “Finalizza e Unisci” per una corretta Stampa della lettera per ogni destinatario.

Word Precessing Stampa Unione

A questo punto siamo pronti per stampare le lettere indirizzate ai destinatari. Cliccare su “Stampa Documenti” e indicare al programma se stampare tutto o una parte degli indirizzi interessati. Come si vede dalla figura in basso.

Word Precessing Stampa Unione

Selezionare la propria scelta e procedere alla stampa come da procedura normale di stampa come da figura in basso.. Si raccomanda di non modificare il numero di copie predefinito, ovvero 1. Qualora si ha l’esigenza di stampare più copie per ogni destinatario modificare a 2 o più copie. Nonostante ci sia indicata 1 copia il programma stamperà tante lettere per quanti sono i destinatari inseriti precedentemente nell’elenco.

Microsoft Word Stampa Unione

La Stampa Unione è pronta. Selezionare le preferenze di stampa e cliccare su OK.

Stampa Unione – Origine Dati esistente.

Poichè è cosa del tutto normale possedere già un elenco dei propri clienti è possibile collegare alla stampa unione un file di nominativi già esistente. I file da poter collegare possono essere in formato Excel, Access, CSV ed altri formati sia in formato file che in formato database. Vediamo come inserire e collegare un file di excel. Poichè la procedura è identica all’esempio analizzato precedentemente, visualizzeremo solo i passaggi relativi al collegamento del file di Excel.

Word Precessing Stampa Unione

Cliccare sul pulsante in alto “Seleziona Destinatari”.

Microsoft Word Stampa Unione

Cliccare sulla voce “Usa Elenco esistente”

Microsoft Word Stampa Unione

Selezioniamo il file da collegare alla stampa unione. In questo caso un file formato excel con all’interno l’elenco dei destinatari interessati.

Microsoft Word Stampa Unione

Appena si collega il file di excel vengono riconosciute i fogli all’interno. Nel caso specifico selezionare il foglio che contiene l’elenco dei destinatari. In questo caso Foglio1. Si raccomanda si spuntare la casella “La prima riga di dati contiene le intestazioni di colonna” per collegare correttamente l’elenco. Quindi cliccare sul pulsante OK. Fatto questo procedere regolarmente con l’inserimento dei campi all’interno della lettera come da esempio in alto.

Il presente Tutorial è anche valido al superamento degli esami di certificazione ECDL / EIPASS

Antonio Parisi