Foglio di Calcolo Formattazione Condizionale

Premessa

Quando l’occhio vuole la sua parte! Con la formattazione condizionale in un foglio di calcolo è proprio il caso di dirlo. Spesso interpretare i dati, all’interno di un foglio di calcolo come ad esempio Excel, può risultare particolarmente impegnativo e individuare i valori che aumentano, che sono stabili o che diminuiscono richiede impegno visivo, specialmente se si trovano in una tabella abbastanza popolata e con decine di righe e colonne.

A questo proposito ci viene in aiuto la formattazione condizionale che ci permette di applicare automaticamente un formato grafico al variare di un valore di una cella o di un gruppo di celle. In questo tutorial vediamo come utilizzare la formattazione condizionale su Microsoft Excel.

Come utilizzare la formattazione condizionale in un foglio di calcolo

Poniamo il caso di avere una tabella di azioni societarie. In questo caso la formattazione può essere di grande aiuto in quanto al variare di un valore azionario la cella che lo contiene può diventare Rossa, se il valore è in ribasso. Arancione se il valore è stabile e Verde se il valore è in rialzo. Infatti, la formattazione condizionale è tra le tecniche principali utilizzate dagli operatori finanziari. Tuttavia anche in ambito aziendale, professionale e domestico può esserci di grande aiuto. Vediamo di cosa si tratta.

Selezionare una cella o un gruppo di celle e cliccare sulla freccia in basso dell’icona  Formattazione Condizionale sulla scheda Stili.

Cliccando sulla freccia evidenziata, come da figura in alto, si apre un menu con vari metodi di applicazione.

Vediamo in dettaglio cosa è possibile fare con questi raggruppamenti di metodi di applicazione:

Regole Evidenziazione celle

La formattazione condizionale in un foglio di calcolo come Microsoft excel mette a disposizione un nutrito gruppo di regole da poter applicare. Questo gruppo di metodi applica la formattazione di una cella al manifestarsi di una condizione. Vediamo in dettaglio ogni metodo.

 

• Maggiore di…
  Tale regola applica la condizione che se un valore è maggiore di quello presente nella cella, la formattazione della cella può cambiare grafica secondo uno stile che decidiamo di applicare. Vediamo un esempio;
  
  Vediamo che nella cella B1 il valore è 300,00 e consideriamo, ad esempio, che questo sia il costo massimo che possiamo spendere per l’assicurazione. A questo punto applichiamo la regola che al superamento di questa cifra la cella deve essere scritta in rosso, ad indicarci che è necessario fare attenzione ai costi.
  Procediamo come segue. Clicchiamo su maggiore di…
  
  Nella casella a sinistra inseriamo la cifra alla quale intendiamo dare una soglia. Nel nostro caso 300,00 €. Sulla destra selezioniamo una combinazione grafica che intendiamo applicare. In questo caso riempimento rosso con testo rosso scuro. Come si vede dalle combinazioni i colori rappresentano dei segnali visivi. Quindi rosso = pericolo. Selezioniamo la combinazione e clicchiamo su OK.
  
  Come si vede, la formattazione della cella di conseguenza cambia automaticamente se il valore è maggiore di 300,00 €.

 

• Minore di…
  Tale regola applica la condizione che se un valore è minore di quello presente nella cella. Nell’esempio che abbiamo visto sopra è sufficiente applicare con la stessa modalità una combinazione tendente al verde. Ciò segnala visivamente che il valore inferiore a 300,00 € è nella norma. Sicuramente un’informazione visiva utile ed efficace.
  

 

• Tra…
  Tale regola applica la condizione se un valore è compreso tra quello presente nella cella. Poniamo il caso di avere un valore che rappresenta le spese sostenute per un’assicurazione. Tuttavia abbiamo la necessità di tenere d’occhio la spesa. Se il nostro budget è di 300,00 € possiamo decidere di applicare 3 regole. Si fa presente che ad una cella o a un gruppo di celle è possibile applicare più regole in quanto queste si sovrappongono. Ad esempio: Con un valore tra 0,00€ e 100,00 € abbiamo una combinazione di colore verde, quindi va bene. Con un valore tra 100,01 € e 200,00 € abbiamo una combinazione sul giallo, quindi da fare attenzione. Con un valore tra 200,01 € e 300,00 € in su, abbiamo una combinazione sul rosso, quindi pericolo! Applichiamo le regole sovrapposte. Cliccare su tra..
  Prima regola:
  
  Ripetendo il passaggio applichiamo la seconda regola:
  
  Ripetendo il passaggio applichiamo la terza regola:
  
  Si fa presente che nel nostro esempio stiamo utilizzando una valuta Euro di conseguenza tale valore comporta le cifre decimali. Quindi è necessario indicarle nelle regole.
  Vediamo il risultato al cambiare dei valori come viene automaticamente formattata la cella:
  

 

• Uguale a…
  Tale regola applica la condizione se un valore è uguale a quello presente nella cella. Poniamo il caso di fare dei compiti. Abbiamo necessità di colorare in verde la una cella che ci indica che quel compito è stato portato a termine. Vediamo come si applica, quindi Selezioniamo la cella o il gruppo di celle interessate e clicchiamo su Uguale a …
  
  Sarà sufficiente indicare un termine o un dato qualsiasi che indica che la condizione si deve applicare e scegliere la combinazione. Nel nostro caso inseriamo il termine Fatto. Quando la cella avrà questo termine applicherà la condizione.
  

• Testo contenente…
  Tale regola applica la condizione se in un valore è presente un testo all’interno della cella. Poniamo il caso di avere una cella che contenga una frase. Esempio: Il bilancio è in perdita. In questo caso possiamo associare con la parola Perdita la combinazione rossa alla cella.
  Cliccare su testo contenente..
  
  Sarà sufficiente scrivere la parola perdita e la combinazione sul rosso.
  

 

• Data Corrispondente…
  Tale regola applica la condizione se all’interno della cella si manifesta una determinata data. Applicare la formattazione condizionale attraverso una determinata data sicuramente ci può essere di grande aiuto e fornirci dei validi promemoria per ogni evento. Ad esempio: se la cella riporta una data in un periodo indicato dall’elenco disponibile e in riferimento alla data odierna, si applica la combinazione preferita. Cliccare su data corrispondente…
  
  
• Valori duplicati…
  Tale regola applica la condizione se sono presenti valori duplicati all’interno di un gruppo di celle o una tabella. Selezioniamo il gruppo di celle interessate e clicchiamo su valori duplicati…
  
  Selezionando l’opzione Duplicati applichiamo una combinazione, nel nostro caso rosso.
  
  Selezionando l’opzione Univoci applichiamo la combinazione desiderata. Del nostro caso verde.
  
  Si può vedere chiaramente che i valori duplicati sono formattati in rosso mentre i valori univoci di conseguenza sono in verde.

 

Regole primi/ultimi numeri

Allo stesso modo il secondo blocco Regole primi/ultimi valori offre la possibilità di classificare i valori inseriti in una tabella secondo la rappresentanza numerica ed il calcolo della media. In questo caso la formattazione condizionale in un foglio di calcolo aiuta ad identificare visivamente i valori numerici.

Vediamo in dettaglio quali regole è possibile applicare:

• Primi 10 elementi…
  Tale regola classifica i valori in una tabella evidenziando le prime 10 celle che hanno i valori più alti. Applichiamo la regola primi 10…
  
  In questo caso comunque è anche possibile indicare quante celle formattare con i valori più alti.
  Vediamo che le 10 celle che hanno il valore più altro sono state formattate automaticamente.

• Primi 10%…
  Allo stesso modo tale regola opera formattando le celle che contengono i primi valori ma i valori che evidenzia sono in formato percentuale.

• Ultimi 10 elementi…
  Tale regola opera esattamente come la regola sopra formattando i 10 valori più bassi ma i valori che evidenzia sono le 10 celle che hanno il valore più basso.

• Ultimi 10%…
  Tale regola opera esattamente come la regola sopra formattando i 10 valori più bassi ma i valori che evidenzia sono in formato percentuale.

• Sopra la media…
  Tale regola formatta le celle che hanno un valore sopra la media. Vediamo come funziona. Selezionare le celle interessate e cliccare sopra la media…
  
  Nessuna opzione è necessaria:
  
  La regola applica la formattazione alle celle che presentano i valori sopra la media considerando il valore più basso e il valore più alto presenti nella tabella.

 

• Sotto la media…
  Tale regola formatta le celle che hanno un valore sotto la media. Si procede come sopra scegliendo l’opzione sotto la media…
  
  Considerandoli valori positivi selezioniamo la combinazione verde:
  
  Poiché le regole sono sovrapponibili su questa tabella sono state applicate entrambe le regole Sopra e Sotto la media.

Altri gruppi di regole per la formattazione condizionale

• Barre dei dati
  La regola Barra dei dati applica una formattazione predefinita associando delle barre colorate secondo i valori presenti nelle celle. Le barre indicano il valore più piccolo progressivamente al valore più grande.
  Sebbene possano sembrare complesse in realtà la procedura e la comprensione dei colori è abbastanza semplice. Per ottenere la formattazione a barre colorate sarà sufficiente scegliere un modello a proprio piacimento. Cliccare su barre dei dati:
  
  Scegliere un modello da applicare:
  
  Le celle sono formattate automaticamente e facilitano la lettura dei valori. A valori più bassi corrisponde una barra piccola, al valore più grande corrisponde una barra più grande.

 

• Scale di colori
  La regola Scale di colori applica una formattazione predefinita associando delle scale di colori che variano a seconda del valore numerico. Le scale colorate indicano il valore più piccolo progressivamente al valore più grande rispettivamente partendo dal rosso, passando dal giallo per arrivare al verde con i valori più alti oppure dalla tonalità in tonalità, secondo il modello scelto. Cliccare su scale colorate:
  
  Scegliere la combinazione che più si desidera:
  
  In questo caso i colori rappresentano dal rosso il più piccolo al verde il più grande.

 

• Set di icone
  Mentre le barre colorate e i set di colori applicano un sfondo alla cella la regola Set di icone associa un’icona alla cella e ne rappresenta il suo valore come ad esempio in una tabella che contiene quote azionarie. E’ possibile scegliere diversi modelli di icone secondo i propri gusti o le proprie necessità Cliccare su set di icone…
  
  Sono presenti modelli rappresentanti i valori per Direzione, Forme e Indicatori. Selezionare il modello desiderato:
  
  In questo caso, ponendo il caso che siano valori azionari, le icone rappresentano il loro valore. Freccia rossa in ribasso. Freccia Gialla stabile e freccia verde in rialzo.

 

Gestire le regole di formattazione condizionale in un foglio di calcolo

Attraverso i comandi in fondo al riquadro della formattazione condizionale è possibile gestire le regole.

• Nuova Regola
  Da questa procedura è possibile creare delle nuove regole con nuove combinazioni di colori. (Le nuove regole sono illustrate in altro tutorial)
  

 

• Cancella regole
  Da questa procedura è possibile cancellare le regole. Selezionare la cella o il gruppo di celle alle quali eliminare le regole.
  
  Da qui è possibile cancellare le regole dalle celle selezionate o da tutto il foglio intero.

 

• Gestisci regole…
  Da questa procedura è possibile gestire le regole delle celle selezionate:
  
  In questa finestra vengono visualizzate le regole appartenenti alle celle selezionate. Nella formattazione condizionale ad una cella o ad un gruppo di celle possono essere applicate numerose regole, per questo motivo da qui è possibile modificarle, eliminarle o aggiungerne di nuove.

Conclusioni

Come abbiamo visto la formattazione condizionale su Excel sicuramente offre tantissimi e notevoli vantaggi  per la gestione visiva dei valori su una cella o un gruppo di celle. Infine la formattazione condizionale è una procedura utilizzata in ambito finanziario, contabile e in tantissimi altri contesti professionali. Se ne consiglia fortemente l’utilizzo.

Il presente tutorial è anche valido per la prepèarazione agli esami ECDL ed EIPASS.

Antonio Parisi