Foglio di Calcolo Filtro Automatico

Se una tabella in un foglio di calcolo è composta da tante righe e colonne il filtro automatico ci può essere di grande aiuto per analizzare i dati. La funzionalità filtro automatico ci permette di filtrare e visualizzare i dati di nostro interesse secondo determinati criteri di ricerca. Il filtro automatico è una procedura abbastanza semplice da utilizzare in quanto gran parte delle condizioni di ricerca e filtraggio dei dati sono già predisposte. In questo tutorial vediamo come utilizzare il filtro automatico su Microsoft Excel.

Filtro Automatico su Microsoft Excel

Poniamo il caso di avere una tabella per le vendite degli agenti durante un anno di esercizio suddiviso in trimestri:

Nell’esempio sopra abbiamo una tabella relative alle vendite degli agenti per un anno suddiviso in trimestri. Si fa presente che per una maggiore comprensione in questo tutorial utilizziamo una tabella con poche righe per ragioni di spazio. Tuttavia il filtro automatico in un foglio di calcolo è consigliato soprattutto per tabelle che hanno centinaia e migliaia di righe. Vediamo adesso come utilizzare il filtro automatico. Posizionarsi sulla prima cella in alto a sinistra della colonna e dalla scheda Dati nel gruppo Ordina e Filtra cliccare sull’icona del filtro:

Cliccare sull’icona del filtro come evidenziato:

Dopo aver cliccato sull’icona del filtro le intestazioni di tabella presentano dei pulsanti per attivare i criteri di filtraggio.

Ordinamento su Microsoft Excel

N.B. Al fine di applicare i filtri ed avere una agevole lettura dei dati si consiglia di ordinare (in modo crescente o decrescente) la colonna dei dati che si vogliono filtrare. Nel nostro caso come primo esempio applicheremo il filtro sulla colonna degli agenti pertanto si consiglia prima di ordinare la colonna. Eseguire l’ordinamento cliccando sul criterio crescente o decrescente desiderato:

Nel nostro caso ordiniamo la colonna Agenti in forma crescente dalla A alla Z:

Come si vede in alto la colonna degli Agenti è ora ordinata in ordine alfabetico crescente. Questo facilita la lettura ed analisi dei dati. Vediamo adesso come applicare i filtri. Procediamo ad applicare i filtri alla colonna Agenti. Cliccare sulla freccetta in passo all’intestazione Agenti:

Il filtro automatico presenta diverse opzioni. Le opzioni visualizzate sono relative al tipo di dato che è inserito in una colonna o cella. In questo caso le celle degli agenti contengono il tipo dato in formato Testo pertanto tutte le opzioni per i filtri sono strutturate per criteri basati sul testo. Procediamo con l’applicazione di un filtro attraverso la selezione dei nomi degli agenti in basso alla finestra.

In questo caso il filtro visualizza le vendite relative a Luigi. Confermare con OK:

Il filtro applica visualizza solo i dati dell’agente Luigi. Per agevolare ulteriormente la lettura ed analisi dei dati è possibile inserire una funzione di somma con il filtro applicato. La funzione in questo caso calcola la somma relativa solo alle vendite dell’agente Luigi pertanto rappresenterà il subtotale. Applicare la funzione SOMMA alle colonne mantenendo il filtro applicato:

Come si può notare la funzione Somma riconosce che le celle dell’intervallo rappresentato un subtotale pertanto la funzione che sarà inserita è SUBTOTALE, Confermare la funzione:

Filtrare i dati

Applicando la funzione subtotale adesso è possibile calcolare il totale di vendita per ogni agente. Precediamo a filtrare più agenti attraverso la selezione in basso alla finestra delle opzioni filtro:

In questo caso applichiamo il filtro per le vendite degli Agenti Antonio e Luigi. Confermare con il tasto OK:

Come si può notare anche in questo caso il filtro visualizza solo le vendite per gli agenti Antonio e Luigi e la riga dei subtotali viene contemporaneamente aggiornata. Vediamo adesso altri criteri di applicazione filtro.

Poiché la cella contenente i dati relativi ai nomi degli agenti è di tipo testo è possibile applicare dei criteri pertinenti alla logica di comparazione. In questo caso le opzioni sono Uguale, Diverso, che inizia e cosi via. Selezionare Uguale a…

In questo caso il criterio per applicare il filtro è tutti i dati che hanno la cella uguale a Luigi. Confermare con il tasto OK:

Cosi facendo il filtro seleziona tutte le vendite dell’Agente Luigi. Allo stesso modo è possibile applicare il filtro per selezionare più Agenti. Cliccare sui criteri del filtro e selezionare nuovamente Filtri per Testo > Uguale a…

Anche i questo caso è possibile selezionare un altro criterio, come il nome dell’agente, per ottenere un filtro su più criteri tuttavia il filtro automatico permette solo due criteri. Per applicare più criteri basati sui valori della colonna è necessario utilizzare il filtro Avanzato che è trattato in altro tutorial. Oltre ai criteri, nomi degli agenti, è possibile anche applicare delle condizioni di tipo AND e OR.

Condizione AND

La condizione di tipo AND restituisce i valori solo se tutti i criteri posti sui filtri della stessa riga restituiscono una condizione vera e quindi se i criteri sono tutti validi, altrimenti non è visualizzato nessun dato.

Condizione OR

La condizione di tipo OR restituisce i valori posti in colonna anche se un criterio non è valido, purché sia presente almeno un criterio valido.

Nel nostro caso gli agenti sono posti in colonna pertanto la condizione da utilizzare è la condizione OR. Cliccare sul tasto ok:

Applicando il filtro personalizzato con i criteri Agente Uguale a…vengono visualizzati solo i valori per gli agenti Luigi e Antonio.

Per cancellare il filtro sulla colonna degli agenti è sufficiente cliccare su cancella filtro per Agenti:

Cliccare su cancella filtro da Agenti per riportare la tabella al suo stato originale:

La tabella è adesso nel suo stato originale. Attraverso la medesima procedura è possibile applicare i filtri anche per le colonne che contengono i valori numerici. Cliccare sulla freccetta in basso all’intestazione di colonna Trimestre 1:

Poiché nella colonna Trimestre 1 sono presenti celle con valore numerico le opzioni per applicare il filtro sono basati su comparazioni numeriche. Cliccare su Maggiore di…

Inseriamo, ad esempio, il valore 200 per indicare al criterio di visualizzare tutte le vendite del primo trimestre maggiori di tale valore. Confermare con il tasto OK:

In questo caso vengono solo visualizzate le vendite del primo trimestre maggiori di 200.

N.B. I dati filtrati vengono rappresentati dai numeri delle righe colorate in blu mentre la colonna sulla quale è applicato il filtro è rappresentata da un’icona con il simbolo del filtro, da come evidenziato sopra.

Antonio Parisi