Foglio di Calcolo Raggruppare Righe e Colonne
Introduzione
Tra le tante funzionalità di un foglio di calcolo, nel nostro caso Microsoft Excel, raggruppare righe e colonne senza dubbio è tra quelle più utili. Attraverso il raggruppamento è possibile rendere tabelle che hanno una moltitudine di righe e colonne piuttosto snelle e di facile lettura. Il raggruppamento permette di creare delle strutture dinamiche e rendere le tabelle espandibili per un maggiore controllo ed una facile gestione. Inoltre il raggruppamento di righe e colonne permette la gestione dei subtotali o valori intermedi al fine al fine di classificare ed ottimizzare i valori in un foglio di calcolo. Vediamo quindi come funziona.
Come raggruppare righe e colonne su Microsoft Excel
Per ragioni di immagini inserite all’interno del presente tutorial su Microsoft Excel portiamo ad esempio una tabella con 9 reparti con valori corrispondenti ad un anno di esercizio. Si fa presente che il raggruppamento è consigliato soprattutto per tabelle che hanno una certa consistenza e che siano particolarmente grandi e con tante righe e colonne. Vediamo come raggruppare righe e colonne all’interno del foglio di calcolo attraverso questo esempio:
La tabella sopra riporta 9 reparti con valori corrispondenti ad un anno di esercizio. Il nostro obiettivo è suddividere e raggruppare i valori per trimestri. Vi possono essere vari metodi per creare una tabella di questo tipo tuttavia portiamo ad esempio una tabella di piccole dimensioni per ragioni di spazio per le immagini inserite in questo tutorial.
La procedura di raggruppamento può essere eseguita anche in forma del tutto automatica ma per una maggiore comprensione delle funzionalità di strutturazione tabella procediamo dapprima a raggruppare manualmente e successivamente ad eseguire la stessa procedura in automatico.
Per effettuare le operazioni di raggruppamento e subtotale di righe e colonne è necessario avvalersi di comandi posizionati nella scheda Dati nel gruppo Struttura:
Raggruppamento per Righe
La procedura di raggruppamento e subtotale richiede una struttura coerente della tabella quindi procediamo a modificare la tabella per ottenere una tabella espandibile.
Poiché dobbiamo raggruppare la nostra tabella per trimestre procediamo come segue:
Alla fine di ogni trimestre aggiungiamo una riga in modo tale da calcolare il totale trimestre per ogni reparto. Per comprendere meglio formattiamo la riga dei totali trimestri i Rosso ed in Grassetto. Aggiungiamo per ogni reparto e per ogni trimestre la somma dei valori attraverso la funzione di Somma:
Ad ogni reparto è stata calcolata la somma per ogni trimestre. Inseriamo adesso la somma totale di tutti i reparti per tutti i trimestri:
La tabella adesso presenta i totali dei singoli trimestri (in rosso) che corrispondono al Subtotale e il totale complessivo dei trimestri (in Blu). A questo punto siamo pronti per raggruppare i valori. Al fine di comprendere al meglio la procedura procediamo a raggruppare le righe e successivamente le colonne.
Raggruppiamo le righe
Selezioniamo le righe che comprendono il primo trimestre (Gennaio, Febbraio e Marzo) e clicchiamo sulla freccia piccola a fianco del comando Raggruppa:
Clicchiamo sul comando Raggruppa:
La procedura del foglio di calcolo ci chiede di specificare se raggruppare Righe o Colonne. Poiché stiamo raggruppando i mesi Gennaio, Febbraio e Marzo selezioniamo Righe e confermiamo con il tasto OK:
Ripetiamo la stessa procedura per il secondo trimestre. Selezionare le righe Aprile, Maggio e Giugno e cliccare su Raggruppa > Righe
Quindi lo stesso per le righe Luglio, agosto e Settembre e cliccare su Raggruppa > Righe
Quindi lo stesso per le righe Ottobre, Novembre e Dicembre e cliccare su Raggruppa > Righe
A questo punto le righe per i trimestri sono state raggruppate:
Come si può notare dall’immagine sopra il raggruppamento delle righe ha creato dei pulsanti per espandere e comprimere le righe. Cliccando sul segno – dei pulsanti a questo punto è possibile comprimere le righe raggruppate:
La tabella ora si presenta più ridotta in quanto le righe raggruppate sono state compresse. Nel nostro esempio adesso sono visibili solo i subtotali dei trimestri ed il totale, ciò rende una tabella più maneggevole anche se questa dovesse avere centinaia o migliaia di righe raggruppate.
Livelli di raggruppamento Righe
Il raggruppamento che consente Excel può essere effettuato fino a tre livelli. Se notiamo in alto ai pulsanti di raggruppamento sono evidenziate 2 caselle ad indicare che abbiamo raggruppato le righe su due livelli. Vediamo come raggruppare con il terzo livello:
Espandere tutte le righe e selezionare tutte le righe relative ai trimestri compreso i loro subtotali lasciando fuori le righe di intestazione e il totale complessivo dei trimestri, quindi cliccare su Raggruppa > Righe:
Anche le righe relative ai sub totali dei trimetri sono state raggruppate. Adesso si può notare che i livelli di raggruppamento son tre ed è possibile comprimere tutti i livelli per ottenere solo una riga visibile per il totale complessivo:
Sebbene la tabella possa avere centinaia o migliaia di righe attraverso il raggruppamento è possibile comprimere tutto su un’unica riga.
Raggruppamento per Colonne
I tre livelli di raggruppamento si possono anche ottenere per le colonne purché ci sia una struttura coerente per il raggruppamento. Vediamo come raggruppare per colonne:
Unire e allineare al centro le celle
Prima di raggruppare per colonne è necessario creare le condizioni. Nell’esempio sopra le colonne si presentano in reparti pertanto al fine di ottenere un buon raggruppamento dobbiamo aggiungere un livello di intestazione che ci possa essere utile nella procedura di raggruppamento di colonne. Poniamo il caso che i reparti facciano parte di un ulteriore struttura aziendale, ad esempio Settore A, Settore B e Settore C. Ad ogni settore appartengono 3 reparti pertanto procediamo a creare tre intestazioni di colonna sopra i reparti. Per fare questo selezioniamo l tre celle sopra il reparto 1, reparto 2 e reparto 3:
Selezionate le celle clicchiamo su Unisci e Allinea al centro dalla Scheda Home nel gruppo Allineamento:
Clicchiamo sul comando Unisci e Allinea al centro ed inserire sulle celle unite la voce Settore A:
Ripetere l’operazione anche per la Sezione B e la sezione C includendo tre reparti per ogni sezione:
Creare Subtotali per colonna
Adesso la tabella presenta un ulteriore intestazione di colonne. Ad ogni settore sono state incolonnati tre reparti pertanto adesso possiamo procedere al raggruppamento per colonne. Per poter raggruppare anche le colonne a tre livelli è necessario che anche queste siano provviste di colonne per i Sub Totali. Pertanto procediamo a creare le colonne intermedie tra i settori. Per fare questo dobbiamo inserire delle nuove colonne e dato che Excel inserisce una nuova colonna alla sinistra da dove è posizionato il controllo selezionare la colonna F per inserire una nuova colonna per i sub totali del Settore A. Selezionare la colonna F e dal tasto destro cliccare su Inserisci:
Cliccare su Inserisci e inserire sull’intestazione della nuova colonna Totali Settore A:
Ripetere la stessa procedura per il Settore B e il Settore C:
La tabella adesso presenta anche le colonne per inserire i sub totali dei settori A, B e C. Inserire attraverso la funzione di Somma i sub totali calcolando la somma dei trimestri per ogni reparto:
Adesso raggruppiamo le colonne
Dopo aver inserito tramite funzione somma (o altre funzioni a scelta) otteniamo i sub totali per i nostri settori. Adesso è possibile raggruppare le colonne. Selezionare le colonne Reparto1, Reparto2 e Reparto3 quindi la sezione A:
Dalla scheda Dati nel gruppo struttura cliccare su Raggruppa:
Cliccare su Raggruppa:
Selezionare Colonne e cliccare su OK:
Selezionare ora il Reparto 4, Reparto 5 e Reparto 6 e cliccare su Raggruppa > Colonne:
Infine selezionare le colonne Reparto 6, Reparto 7 e Reparto 8 quindi cliccare su Raggruppa > Colonne:
Adesso le colonne sono state raggruppate e presentano in alto i pulsanti di espansione e compressione:
Cliccare sul segno – dei pulsanti in alto come evidenziato:
Livelli di raggruppamento per Colonne
Anche in questo caso le colonne sono state compresse e visualizzano solo le colonne dei loro sub totali. Evidenziato in rosso l’indicazione che le colonne sono raggruppate a due livelli. Proviamo ora a raggruppare il terzo livello sulle colonne. Espandere le colonne ed inserire sulla prima cella A1 il testo Dati Annuali (ma può essere qualsiasi testo in base alle vostre esigenze):
Per aggiungere un terzo livello di raggruppamento alle colonne e per rendere più leggibile la tabella possiamo anche aggiungere i totali complessivi di tutti i Settori sull’ultima colonna a destra ed inserire attraverso la funzione somma i totali complessivi:
La colonna evidenziata riporta i totali complessivi dei settori e tale colonna è utile per il raggruppamento delle colonne. Adesso raggruppiamo il terzo livello. Selezionare tutti i reparti e tutti i settori con i loro sub totali lasciando fuori solamente i totali complessivi:
Selezionate le colonne come da immagine spra cliccare su Raggruppa > Colonne:
Come evidenziato in alto a sinistra il terzo livello di raggruppamento è stato aggiunto. La tabella ora presenta le Righe e le Colonne raggruppate. Comprimere righe e colonne cliccando su tutti i segni – in alto per le colonne e a sinistra per le righe:
Sebbene la tabella adesso visualizzi solo una riga attraverso i pulsanti + e – in alto e a sinistra è possibile decomprimere e visualizzare a piacimento le righe e le colonne.
Raggruppamento Automatico con funzionalità Subtotale
Sebbene la procedura di raggruppamento in questo tutorial è stata effettuata manualmente (per fini didattici) la funzionalità di raggruppamento può essere automatica purché la tabella si presenti strutturata in modo coerente. Vediamo adesso come effettuare il raggruppamento automatico attraverso la funzionalità Subtotale:
La tabella sopra presenta una struttura semplice per Mesi, Trimestri e Reparti. Selezionare tutta la tabella e cliccare su Subtotale:
La finestra Subtotali presenta alcune opzioni per agevolare la procedura. Nel nostro caso abbiamo indicato che ad ogni cambiamento in Trimestre (quindi trimestre 1, trimestre 2 e cosi via) sarà applicata la funzione Somma (ma si possono scegliere altre) e saranno aggiunti i subtotali a tutti i reparti. Selezionate le opzioni necessarie cliccare su OK:
La procedura automatica ha aggiunto i subtotali alla tabella e strutturato il raggruppamento delle righe su tre livelli. Sebbene la procedura automatica dei Subtotali è comoda e veloce si consiglia sempre di effettuare il raggruppamento manuale al fine di avere il pieno controllo della tabella.
Antonio Parisi
