Foglio di Calcolo Consolidamento Dati
Tra le tante procedure che un foglio di calcolo mette a disposizione il consolidamento dei dati è sicuramente di grande utilità. Attraverso il consolidamento dei dati si possono ottenere tabelle, calcoli e risultati di grande efficacia. L’utilità di consolidamento dei dati consente di raggruppare in un’unica destinazione valori diversi provenienti da celle diverse e fogli diversi. Durante il consolidamento dei dati è possibile effettuare delle operazioni come la somma, la media e così via.
Consolidare i dati su Excel
Questa procedura è consigliata per consolidare dati che risiedono in tabelle su fogli diversi di Microsoft Excel. Al fine di comprendere la procedura in questo esempio i dati sono consolidati nello stesso foglio ma la procedura è fortemente consigliata per operare su fogli diversi, inoltre nelle celle sono stati inseriti gli stessi valori. Vediamo di cosa si tratta e come consolidare i dati su excel. Poniamo il caso di avere 3 tabelle per i mesi di Gennaio, Febbraio e Marzo quindi che rappresentano un trimestre.
In questo esempio abbiamo 3 tabelle per 6 reparti per i mesi di Gennaio, Febbraio e Marzo. Ogni tabella rappresenta le 4 settimane del mese. Il nostro obiettivo è ottenere la stessa tabella che raggruppi attraverso lo stesso schema i 3 mesi sommando i valori per ogni cella quindi divenendo una tabella che consolida i dati in un’unica soluzione. Vediamo come procedere:
Come mostrato sopra per consolidare i dati in un’unica tabella che rappresenti l’insieme delle tabelle mensili creiamo una tabella con lo stesso schema delle tabelle dalle quali vogliamo consolidare i dati. La tabella che è stata creata in questo esempio rappresenta i valori trimestrali delle tabelle di Gennaio, Febbraio e Marzo. Il nostro obiettivo è consolidare i dati nella tabella trimestrale sommando i valori delle celle che rappresentano le settimane. Selezionare i valori della tabella di destinazione:
Una volta selezionate le celle cliccare sull’icona Consolida posizionata nella scheda Dati nel gruppo Strumenti Dati. Come indicato nell’immagine sottostante:
Per aprire la finestra di consolidamento dati cliccare sull’icona evidenziata:
La finestra di consolidamento presenta 3 caselle di controllo attraverso le quali è possibile effettuare il consolidamento.
La casella a discesa funzione permette di selezionare quale operazione devono fare i dati durante il consolidamento. Nel nostro caso selezioniamo Somma in quanto utile per comprendere la procedura. Con la funzione somma il nostro obiettivo è di consolidare i dati delle 3 tabelle in unica tabella di destinazione. Selezionare Somma e posizionarsi sulla casella Riferimento:
Foglio di Calcolo Consolidamento Dati – Aggiungere i riferimenti
Posizionandoci sulla casella di riferimento è possibile selezionare tutti i valori delle 3 tabelle ed aggiungerli all’insieme che deve essere convalidato. Selezionare i valori della prima tabella:
Appena selezionati i valori della prima tabella, nel nostro caso la tabella di gennaio cliccare sul pulsante Aggiungi:
I valori della tabella di Gennaio sono stati aggiunti. Ripetere l’operazione selezionando i valori della tabella di Febbraio e cliccare su Aggiungi:
Aggiunti i valori di Febbraio ripetere l’operazione selezionando i valori della tabella di Marzo e cliccare su Aggiungi:
La procedura appena effettuata si appresta a consolidare i dati delle 3 tabelle di Gennaio, Febbraio e Marzo nella tabella di destinazione che rappresenta il Trimestre. I questo to caso sommando i valori delle celle di origine e portando i risultati di somma nelle medesime caselle della tabella. Spuntare la casella di controllo Crea collegamenti con i dati originali per fare in modo che se nelle tabelle mensili i dati cambiano potranno cambiare automaticamente anche i dati sommati e consolidati nella tabella trimestrale. N.B. Il collegamento con i dati originali funziona solo se il consolidamento è effettuato su fogli diversi.
I dati mensili sono stati consolidati e sommati nella tabella che ne rappresenta il trimestre.
La procedura di consolidamento dei dati è utile per consolidare tutte quelle tabelle che hanno una periodicità con una certa frequenza. Ad esempio tabelle giornaliere, settimanali, mensili ed annuali.
Foglio di Calcolo Consolidamento Dati su fogli diversi
La tabella Trimestre è stata consolidata all’interno dello stesso foglio per ragioni dimostrative tuttavia per sfruttare al meglio la procedura si consiglia di consolidare i dati posizionando le tabelle i fogli diversi. In questo modo le tabelle ed i valori potranno essere organizzate in modo più controllabile e leggibile. Vediamo un esempio di realizzazione su fogli diversi.
Effettuare le stesse operazioni come sopra ma posizionare le tabelle su fogli diversi. Per agevolare la comprensione di questo metodo pensiamo come se il foglio di calcolo lavorasse a 3 dimensioni.
Posizionare la tabella Gennaio sul Foglio 1 e rinominiamo il foglio in Gennaio:
Per avere un maggiore controllo posizioniamo le tabelle in fogli diversi ed assegniamo ad ogni foglio un nome che identifica la tabella. Nel nostro caso abbiamo bisogno di tre fogli per i mesi di Gennaio, Febbraio, Marzo e di un foglio per la Tabella Trimestre dove consolidare i dati. Ripetiamo la stessa operazione con la tabella di Febbraio:
Ripetiamo la stessa operazione con la tabella di Marzo:
Infine posizioniamo la Tabella Trimestre sul foglio 4 e ripetiamo la procedura di consolidamento come sopra.
Nella tabella ora si trovano i dati provenienti dalle tabelle mensili consolidati in un’unica tabella trimestrale.
Conclusioni
In un foglio di calcolo il consolidamento dei dati è utile per tutte quelle tabelle che hanno una periodicità con una certa frequenza e che risiedono in fogli diversi come ad esempio tabelle giornaliere, settimanali, mensili ed annuali. Il consolidamento dei dati è fortemente consigliato per agevolare significativamente l’insieme dei dati ed ottenere migliori risultati.
Antonio Parisi
